С чего начать внедрение ИИ в бизнесе

Как выбрать первую задачу для ИИ

Поговорите с людьми, которые делают эту работу. Попросите показать несколько последних задач и пройти одну из них вместе с вами. Часто именно здесь выясняется, что больше всего времени занимает поиск письма, уточнение данных или перенос информации между программами.

Для первого внедрения выбирайте задачу, которая встречается регулярно и результат которой легко проверить. Например, подготовить ответ на обращение по готовым условиям компании. Сотрудник сразу увидит, правильно ли указаны цена, сроки и порядок работы.

А вот «улучшить продажи с помощью ИИ» пока слишком общее пожелание. Его нужно сузить: после звонка составлять краткое резюме, выписывать договорённости и предлагать следующую задачу менеджеру. Уже понятно, что должно получиться.

Если идей несколько, начните с той, для которой у вас уже есть примеры и человек, готовый проверять результат

Где нейросеть может помочь бизнесу

Проще всего объяснить на обычных рабочих ситуациях. Вот несколько задач, с которых можно начать проверку.

Ответы на обращения клиентов

Клиенты спрашивают о доставке, документах, услугах и условиях оплаты. Сотрудник каждый раз ищет нужную информацию и пишет ответ. ИИ может найти сведения в материалах компании и подготовить черновик. Менеджеру останется проверить его и отправить клиенту.

Для этого нужны актуальные условия работы. Если в одном файле указан старый срок доставки, а в другом новый, сначала придётся навести порядок в документах. Иначе помощник тоже начнёт путаться. Подробнее об этом подходе рассказываем на странице ИИ-агентов и чат-ботов.

Итоги звонков и заполнение CRM

После разговора менеджер должен записать, что нужно клиенту, о чём договорились и когда связаться снова. Если звонки идут подряд, эти записи откладываются. Помощник может подготовить краткий итог по расшифровке разговора, а менеджер проверит его перед сохранением.

Особенно внимательно нужно проверять суммы, даты и обещания. Если клиент не назвал бюджет, в карточке должно остаться «не указан», а не предположение нейросети. Такой сценарий можно встроить в работу с CRM.

Данные из документов

Счета и заявки приходят в разных форматах, а сотруднику нужны одни и те же поля: номер, дата, контрагент, сумма, список позиций. Система может распознать документ и собрать эти данные для проверки. При обработке документов и передаче в 1С отдельно проверяют точность реквизитов и цифр.

При этом ИИ нужен не везде. Если данные уже приходят в одинаковой таблице и их надо просто перенести по известному правилу, может хватить обычной интеграции.

Что подготовить перед внедрением

Для первого разговора с исполнителем хватит описания задачи и нескольких примеров. Не нужно заранее разбираться в моделях и собирать большое техническое задание.

• Примеры работы. Возьмите обычные обращения, звонки или документы. Добавьте несколько сложных случаев, с которыми сотрудникам приходится возиться.
• Хороший результат. Покажите, какой ответ или заполненная карточка вас устроит. Если есть обязательный формат, приложите его.
• Правила компании. Прайс, условия работы, инструкции. Проверьте, что они актуальны и не противоречат друг другу.
• Место для результата. Укажите, куда он должен попадать: в CRM, 1С, почту или таблицу, и кто будет его проверять.

Заранее обсудите, какие данные можно использовать и где они будут обрабатываться. Для первых проб часто можно убрать имена, телефоны и другие сведения, которые не нужны для самой задачи. Если документы нельзя передавать во внешний сервис, это нужно учесть при выборе решения.

Как проверить ИИ на своей работе

Сначала проверьте идею на уже выполненных задачах. У вас будут и исходные данные, и ответы сотрудников, с которыми можно сравнить работу ИИ.

Например если вы хотите готовить ответы клиентам, возьмите несколько десятков недавних обращений. Дайте системе сами вопросы и материалы компании, а готовые ответы оставьте для сравнения. Среди вопросов должны быть и те, на которые в материалах нет ответа. Так вы увидите, умеет ли помощник передать вопрос человеку или начинает придумывать.

Выписывайте конкретные ошибки: перепутал срок, пропустил вопрос, добавил несуществующую услугу. По таким записям проще понять, что поправить в настройке, а где системе не хватает информации.

После этой проверки можно подключить небольшой объём текущей работы. На старте сотрудник просматривает каждый результат. Не стоит сразу разрешать помощнику самостоятельно отправлять письма или менять данные в учётной системе.

Такой пробный запуск обычно называют пилотом. Его задача понятная: увидеть, как решение работает на ваших задачах, прежде чем расширять внедрение.

Как понять, есть ли результат

Сравнивайте время на всю задачу. Если раньше менеджер писал ответ за пять минут, а теперь получает черновик за несколько секунд, это ещё не значит, что он сэкономил почти пять минут. Черновик надо прочитать, проверить и иногда переписать.

Запишите, сколько занимает работа вручную и сколько с помощником, включая исправления. Посмотрите, какие ответы можно использовать почти сразу, какие требуют доработки, а какие приходится делать заново.

Отдельно посчитайте расходы на сервис или сервер, поддержку и проверку результатов. Экономию времени за месяц можно примерно оценить так: число задач умножить на сэкономленное время на одной задаче. Затем оцените, что освободившееся время даёт компании и оправдывает ли затраты на решение.

Если после подключения ИИ сотрудник тратит столько же времени, полезно разобраться в причине. Возможно, задача слишком сложная, помощнику не хватает материалов или проверка получается дольше ручной работы. Расширять внедрение имеет смысл после того, как польза стала заметна на небольшом объёме.

Что можно сделать уже сейчас

Выберите один отдел и попросите сотрудников назвать три повторяющиеся задачи, на которые уходит много времени. По каждой узнайте, как часто она возникает и что сложнее всего в её выполнении.

Затем возьмите одну задачу, соберите примеры и опишите желаемый результат. С этим уже можно обсуждать внедрение ИИ в рабочие процессы: что подключать, кто проверяет результат и по каким признакам вы поймёте, что стало лучше.